Die NIE-Nummer in Spanien: was sie ist, wie Sie sie bekommen, was sie nicht leistet

Die NIE-Nummer Spaniens ist die Identifikationsnummer für Ausländer, Número de Identidad de Extranjero. Ohne sie können Sie im Land keine Immobilie erwerben, keine Grunderwerbsteuer zahlen und kein Eigentum eintragen lassen. Beantragen können Sie die NIE-Nummer beim zuständigen spanischen Konsulat in Ihrem Wohnland, in Spanien selbst oder über einen Bevollmächtigten vor Ort.

Sie ist damit der unspektakulärste Schritt eines spanischen Immobilienkaufs und derjenige, der am häufigsten den Termin beim Notar verschiebt. Nicht weil sie kompliziert wäre, sondern weil sie in einer Warteschlange steht, die Sie nicht beeinflussen können, und weil sie fast immer zu spät angegangen wird.

Was die NIE ist

Eine persönliche, dauerhafte, nicht übertragbare Nummer. Unter ihr führt Spanien Ausländer in jedem Vorgang, der steuerliche oder rechtliche Folgen hat. Sie ist eine Identifikationsnummer und sonst nichts.

Sie brauchen sie, um eine Immobilie zu erwerben, um in einer Kaufurkunde genannt zu werden, um die Grunderwerbsteuer zu zahlen, das Eigentum eintragen zu lassen, ein Bankkonto zu eröffnen, ein Auto anzumelden, Versorgungsverträge abzuschließen oder eine spanische Steuererklärung abzugeben.

Sie läuft nicht ab und ändert sich nie. Sie erhalten sie einmal im Leben.

Was die NIE nicht ist

Das ist wichtiger als die Definition, weil das Missverständnis verbreitet ist.

Die NIE ist keine Aufenthaltserlaubnis. Sie sagt nichts darüber aus, wie lange Sie in Spanien bleiben dürfen. Für deutsche, österreichische und, über das Freizügigkeitsabkommen, schweizerische Staatsangehörige gilt ohnehin Niederlassungsfreiheit; die NIE ändert daran weder in die eine noch in die andere Richtung etwas.

Die NIE ist keine Arbeitserlaubnis und kein Nachweis von Wohnsitz. Beides wird regelmäßig mit ihr verwechselt. Aus der Nummer folgt weder ein Recht, in Spanien zu arbeiten, noch eine Aussage darüber, wo Sie wohnen.

Die NIE macht Sie nicht steuerlich ansässig. Die Ansässigkeit richtet sich danach, wo Sie sich tatsächlich aufhalten und wo Ihr Lebensmittelpunkt liegt, im Grundsatz mehr als 183 Tage im Kalenderjahr, nicht danach, ob Sie eine Nummer besitzen. Umgekehrt löst der Immobilienbesitz sehr wohl eine jährliche Erklärungspflicht für Nichtansässige aus, die am Eigentum hängt und nicht an der Nummer. Was daraus folgt, steht in der Nichtresidentensteuer.

Die NIE ist auch keine Residencia. Die Anmeldebescheinigung für EU-Bürger ist ein anderes Dokument. Näheres im Ratgeber Auswandern nach Spanien.

NIE, NIF, DNI und Residencia auseinanderhalten

Der wichtigste Satz daraus: NIE und NIF sind bei Ihnen dieselbe Nummer. Wenn ein Formular nach der NIF fragt, tragen Sie Ihre NIE ein. Und die Anmeldebescheinigung ist ein völlig anderes Dokument. Sie können eine NIE haben, ohne jemals in Spanien gewohnt zu haben.

Die drei Wege zur Nummer

1. Beim spanischen Konsulat in Deutschland, Österreich oder der Schweiz. Der übliche Weg für jemanden, der noch nicht in Spanien ist. Sie beantragen die NIE persönlich beim zuständigen Konsulat, mit dem Formular EX-15, gültigem Ausweisdokument und einer Begründung, warum Sie die Nummer brauchen. Beim Immobilienkauf typischerweise ein Reservierungsvertrag, eine Absichtserklärung oder ein Schreiben des Notars oder Ihres Anwalts. Der begrenzende Faktor ist die Terminvergabe, und sie unterscheidet sich stark zwischen den Konsulaten und zwischen den Jahreszeiten. Prüfen Sie die Lage bei dem Konsulat, das für Ihren Wohnort zuständig ist, bevor Sie einen Zeitplan für den Kauf aufstellen.

2. In Spanien selbst. Bei einer Polizeidienststelle mit Ausländerabteilung oder einer Oficina de Extranjería, nach online gebuchtem Termin, der cita previa. Dieselben Unterlagen, dazu der Nachweis Ihrer Einreise beziehungsweise Ihres Aufenthalts. Praktisch, wenn Sie ohnehin für Besichtigungen im Land sind, aber der Termin muss vorher stehen, und in den Ballungsräumen an der Küste sind die Fristen in manchen Monaten unangenehm lang.

3. Über einen Bevollmächtigten in Spanien. Sie erteilen einer Person in Spanien, in der Regel Ihrem Anwalt oder einem gestor, eine notarielle Vollmacht, das poder notarial, die NIE für Sie zu beantragen. Das ist der Weg, den auswärtige Käufer am häufigsten wählen, weil er weder eine Reise noch einen Konsulatstermin verlangt.

Die Vollmacht selbst können Sie vor einem spanischen Notar erteilen oder vor einem deutschen. Im zweiten Fall braucht die Urkunde in aller Regel eine Apostille und eine beglaubigte Übersetzung ins Spanische. Diese Kette kostet Wochen. Sie ist der Grund, warum der Weg früh entschieden werden sollte und nicht, wenn der Notartermin schon steht.

Was Sie tatsächlich mitbringen

Die Anforderungen setzt die jeweilige Stelle, und sie unterscheiden sich zwischen Konsulaten. Als Orientierung, nicht als Checkliste, auf die Sie sich verlassen sollten:

• Antragsformular EX-15
• Gültiger Reisepass oder Personalausweis, meist mit Kopie
• Nachweis des wirtschaftlichen Interesses. Reservierungsvertrag, Vorvertrag, Bestätigung des Maklers oder Anwalts
• Beleg über die gezahlte Gebühr (Modelo 790, código 012)
• Bei Antragstellung in Spanien: Nachweis der Einreise oder des Aufenthalts
• Bei Vertretung: Vollmacht, gegebenenfalls mit Apostille und Übersetzung

Prüfen Sie die aktuelle Liste bei der Stelle, bei der Sie beantragen. Eine fehlende Unterlage kostet den Termin, und der nächste ist der eigentliche Verlust.

Kosten und Dauer

Die Verwaltungsgebühr ist gering und wird über das reguläre staatliche Steuerformular entrichtet. Ihre Höhe ergibt sich aus dem Gebührenverzeichnis, nicht aus der bearbeitenden Stelle. Kosten entstehen vor allem dort, wo Sie eine Vollmacht oder einen Dienstleister einsetzen, und zwar für dessen Leistung, nicht für die Nummer.

Die realistische Dauer bestimmt die Terminlage, nicht die Bearbeitung. Ist der Termin absolviert, wird die Nummer meist zügig ausgestellt. Danach läuft sie nicht ab, und die Bescheinigung darüber kann bei Verlust neu ausgestellt werden.

Beginnen Sie, sobald ein Kauf wahrscheinlich wird, nicht erst wenn er vereinbart ist. Eine NIE, die Sie nicht brauchten, kostet Sie einen Termin. Eine NIE, die nach dem Beurkundungstermin ankommt, kostet Sie den Beurkundungstermin.

Die drei Fehler, die etwas kosten

Zu spät anfangen. Die NIE ist der einzige Schritt eines Kaufs, dessen Dauer weder Sie noch Ihr Anwalt beschleunigen kann. Sie ist deshalb der erste, nicht der letzte. Sobald ein Kauf realistisch aussieht, beantragen Sie sie. Sie verfällt nicht, und Sie brauchen sie ohnehin irgendwann.

Anbieter mit Eilversprechen. Es gibt einen ganzen Markt von Diensten, die gegen dreistellige Beträge eine schnelle NIE versprechen. Manche leisten tatsächlich das, was auch ein Anwalt für Sie tut. Was keiner von ihnen kann, ist die Terminlage der Behörde verändern. Wenn Sie ohnehin einen spanischen Anwalt für den Kauf beauftragen, und das sollten Sie, gehört die NIE in dessen Mandat.

Die NIE mit Steuerpflicht verwechseln. Eine NIE macht Sie nicht in Spanien steuerpflichtig. Ihre steuerliche Ansässigkeit richtet sich danach, wo Sie tatsächlich leben. Die Erklärungspflicht als Nichtansässiger entsteht aus dem Eigentum, nicht aus der Nummer.

Das grüne Papier, und warum Sie vielleicht schon eine NIE haben

Das sorgt bei deutschsprachigen Käufern für die meiste Verwirrung und lässt sich vollständig vermeiden.

Wer sich als EU-Bürger registriert, weil er länger als drei Monate bleibt, bekommt das certificado de registro: ein grünes Dokument im A4- oder Scheckkartenformat. Darauf steht Ihre NIE.

Daraus folgen zwei Regeln:

• Wer das grüne Papier hat, hat bereits eine NIE. Nicht erneut beantragen. Zwei Nummern für eine Person sind schwerer aufzulösen als das Problem, das man damit lösen wollte.
• Das grüne Papier ist keine Aufenthaltserlaubnis in dem Sinn, den Drittstaatsangehörige kennen. Es registriert ein Recht, das Sie durch die Freizügigkeit ohnehin haben.

Wer es verlegt hat, findet die Nummer auf jedem spanischen Dokument, auf dem sie verwendet wurde: einer früheren Urkunde, einer Steuererklärung, einem IBI-Bescheid.

Die Formulare beim Namen

Zu wissen, wonach man fragt, verkürzt jedes Gespräch:

• EX-15 ist der Antrag für die NIE selbst.
• Modelo 790, código 012 ist das Gebührenformular. Man druckt es, zahlt bei einer Bank und bringt den abgestempelten Beleg mit. Ohne bezahlte Gebühr zu erscheinen ist einer der häufigsten Gründe, warum ein Termin umsonst war.
• Für die Registrierung als EU-Bürger gilt ein anderes Formular, und genau das erzeugt das grüne Papier.

Die genauen Anforderungen werden schalterweise angewandt. Holen Sie die aktuelle Liste beim Konsulat oder bei dem Fachmann ein, den Sie beauftragen, und behandeln Sie keine Liste als vollständig, auch diese nicht.

Wenn eine Gesellschaft kauft

Kaufen Sie über eine deutsche GmbH, eine vermögensverwaltende Gesellschaft oder eine Stiftung, braucht die juristische Person eine eigene spanische Steuernummer. Das ist nicht dieselbe Sache wie Ihre persönliche NIE.

Verlangt werden dafür in der Regel Gesellschaftsvertrag und Handelsregisterauszug, apostilliert und beglaubigt übersetzt, dazu ein Nachweis der Vertretungsberechtigung. Das dauert deutlich länger als eine NIE für eine Person.

Und eine Warnung, die nicht ins Verfahren, sondern in die Beratung gehört: Ob eine Gesellschaft überhaupt die richtige Struktur ist, entscheidet sich nicht in Spanien, sondern an Ihrer deutschen Steuersituation. Eine Struktur, die nur auf spanischer Seite durchgerechnet wurde, kann auf deutscher Seite teuer werden.

Wo die NIE im Kaufablauf steht

1. NIE beantragen, jetzt, nicht später
2. Immobilie auswählen, unabhängigen spanischen Anwalt beauftragen
3. Prüfung: Nota simple, Genehmigungen, Erstbezugsgenehmigung, Referenzwert
4. Reservierung und privater Kaufvertrag
5. Spanisches Bankkonto, Kaufpreis und Nebenkosten bereitstellen
6. Notartermin, hier ist die NIE zwingend
7. Zahlung der Grunderwerbsteuer, Eintragung im Eigentumsregister

Zwischen Schritt 1 und Schritt 6 liegen in einem zügigen Kauf oft nur wenige Wochen. Genau deshalb steht Schritt 1 ganz oben. Wie die übrigen Schritte ineinandergreifen, steht im Ratgeber Immobilie in Spanien kaufen; was an Steuern und Gebühren dazukommt, in den Kaufnebenkosten.

Regionale Unterschiede

Für den Antrag selbst sind keine regionalen Unterschiede einzuplanen: Es gilt dasselbe Antragsformular EX-15, und die Höhe der Gebühr ergibt sich aus dem Gebührenverzeichnis, nicht aus der bearbeitenden Stelle. Die Nummer ist persönlich und dauerhaft, unabhängig davon, wo Sie kaufen.

Unterschiedlich ist die Praxis vor Ort: welche Oficina de Extranjería oder Polizeidienststelle einen Termin vergibt und wie lange auf diese cita previa gewartet wird. Wer vom Wohnsitz aus beantragt, wendet sich an das für seinen Wohnort zuständige spanische Konsulat; wer in Spanien beantragt, braucht neben den übrigen Unterlagen den Nachweis seiner Einreise beziehungsweise seines Aufenthalts. Die Wartezeit schwankt zwischen Konsulaten und zwischen Jahreszeiten erheblich.

• Andalusien (Marbella). Wo die Nummer im dortigen Ablauf gebraucht wird, steht im Ratgeber Immobilie in Marbella kaufen.
• Balearen (Mallorca). Dasselbe für die Insel im Ratgeber Immobilienkauf Mallorca, die Kostenseite in den Kaufnebenkosten Mallorca.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die NIE-Nummer?

Das hängt an der Terminvergabe der Stelle, bei der Sie beantragen, und schwankt zwischen Konsulaten und zwischen Jahreszeiten erheblich. Der Vorgang selbst ist kurz, und nach dem Termin wird die Nummer meist zügig ausgestellt. Die Wartezeit auf den Termin ist der eigentliche Faktor. Deshalb gehört der Antrag an den Anfang eines Kaufs, nicht an dessen Ende.

Was kostet die NIE-Nummer?

Es fällt eine staatliche Gebühr an, die über das Formular Modelo 790, código 012 entrichtet wird und niedrig ist. Ihre Höhe ergibt sich aus dem Gebührenverzeichnis, nicht aus der bearbeitenden Stelle. Alles darüber hinaus sind Honorare für Vertretung durch Anwalt, Gestor oder Dienstleister. Wir nennen bewusst keine Beträge: ein veralteter Betrag auf einer Webseite ist schlechter als keiner.

Kann ich die NIE aus Deutschland beantragen?

Ja, beim für Ihren Wohnort zuständigen spanischen Konsulat, persönlich und nach Termin. Alternativ beauftragen Sie einen Bevollmächtigten in Spanien. Dann brauchen Sie eine Vollmacht, die bei Beurkundung vor einem deutschen Notar in der Regel eine Apostille und eine beglaubigte Übersetzung ins Spanische erfordert. Diese Kette kostet Wochen und gehört früh entschieden.

Ist die NIE dasselbe wie die NIF?

Für Ausländer ja. NIF ist der Oberbegriff für die Steuernummer; bei einer ausländischen natürlichen Person ist die NIE zugleich der NIF. Wenn ein Formular nach dem NIF fragt, tragen Sie Ihre NIE ein. Der DNI dagegen ist der Personalausweis spanischer Staatsangehöriger, und die Anmeldebescheinigung für EU-Bürger ist ein wieder anderes Dokument.

Läuft die NIE-Nummer ab?

Die Nummer selbst nicht, sie wird einmal vergeben und bleibt. Die Papierbescheinigung, auf der sie steht, kann eine Gültigkeitsdauer tragen; manche Stellen verlangen dann eine aktuelle Bescheinigung, obwohl die Nummer unverändert ist. Bei Verlust wird die Bescheinigung neu ausgestellt. Bewahren Sie das Original auf und legen Sie eine Kopie ab.

Brauchen beide Ehepartner eine eigene NIE?

Ja, wenn beide als Eigentümer in die Urkunde und ins Register sollen. Jede natürliche Person, die in der Kaufurkunde erscheint, braucht eine eigene Nummer, und ohne sie kann die Urkunde nicht beurkundet werden. Sie wird außerdem für die anschließende Übertragungsteuer gebraucht. Das ist der Punkt, an dem Paare regelmäßig einen halben Termin verlieren.