Het NIE-nummer in Spanje: wat het is en hoe u het aanvraagt

Het NIE-nummer is het identificatienummer dat Spanje aan buitenlanders toekent. Zonder dat nummer kunt u geen woning op uw naam laten zetten, geen belasting aangeven en in de praktijk geen bruikbare bankrekening openen. Het NIE-nummer Spanje aanvragen kan langs drie routes: bij een Spaans consulaat, bij een vreemdelingenloket ter plaatse, of via een gemachtigde met een volmacht.

Het is de saaiste stap van een Spaanse aankoop en de stap die de planning het vaakst breekt. Niet omdat hij moeilijk is, maar omdat de duur er niet van u afhangt. Daarom staat hij vooraan: begin ermee zodra een aankoop realistisch lijkt, niet zodra u een woning gevonden heeft.

Wat het is

Número de Identidad de Extranjero, voluit. Het nummer is persoonlijk, blijvend en niet overdraagbaar, en het is wat de Spaanse administratie gebruikt om u te herkennen in elke handeling met een fiscaal of juridisch gevolg.

Zonder NIE kunt u niet:

• een woning op uw naam kopen en laten inschrijven,
• in een notariële akte worden genoemd,
• de overdrachtsbelasting aangeven en betalen,
• de jaarlijkse aangifte voor niet-ingezetenen doen,
• in de praktijk een bruikbare Spaanse bankrekening openen,
• nutscontracten op uw naam zetten,
• een auto kopen,
• erven zonder dat elke erfgenaam er eerst zelf een aanvraagt.

Wat het niet is

Dit is belangrijker dan de definitie, want misverstanden komen vaak voor en ze kosten tijd.

Het is geen verblijfsvergunning. Een NIE geeft geen enkel recht om in Spanje te wonen of te werken, en zegt niets over hoe lang u mag blijven. Als Nederlander heeft u dat recht al via het vrij verkeer binnen de EU. Het nummer verandert daar niets aan, in geen van beide richtingen.

Het is geen inschrijving. Het certificado de registro voor EU-burgers die langer dan drie maanden blijven, en het empadronamiento bij de gemeente, zijn twee andere dingen bij twee andere loketten. Ze worden vaak door elkaar gehaald, ook door mensen die het zouden moeten weten. Wat de registratie als EU-burger inhoudt, leest u in de gids over emigreren naar Spanje.

Het is geen bewijs van fiscaal inwonerschap. Of u fiscaal inwoner bent, volgt uit waar u feitelijk verblijft en waar uw belangen liggen, niet uit het bezit van een nummer.

Het is geen identiteitskaart. De TIE is dat wel: een fysieke kaart, en alleen voor wie verblijfsrecht heeft. Niet-ingezetenen krijgen hun NIE als papieren verklaring. Een tweede woning geeft geen recht op een TIE.

De drie routes

Bij een Spaans consulaat in Nederland of België. U vraagt het aan bij het consulaat dat uw woonplaats bedient, in persoon en op afspraak. Voordeel: u hoeft niet naar Spanje. Nadeel: de beschikbaarheid van afspraken bepaalt uw tempo, en die verschilt per consulaat en per periode.

In Spanje zelf. Bij een politiebureau met een vreemdelingenbalie (Oficina de Extranjería of een aangewezen comisaría). U boekt de afspraak online, de cita previa, en neemt dezelfde stukken mee plus bewijs van uw inreis of verblijf. Afspraken zijn in de drukke kustregio’s schaars, en dit is de reden dat mensen soms een reis maken die alleen om dit nummer draait.

Via een gemachtigde in Spanje. Met een notariële volmacht (poder notarial) kan uw advocaat of gestor de aanvraag voor u doen. Voor kopers op afstand is dat veruit de praktische route, en het is de reden dat volmacht en NIE meestal samen worden geregeld.

De volmacht zelf kan bij een Spaanse notaris worden verleden, of bij een Nederlandse notaris. In dat tweede geval zijn doorgaans een apostille en een beëdigde vertaling nodig, en dat kost weken. Wie de route via het Spaanse consulaat of een Spaanse notaris kiest, slaat die keten over.

Wat u meestal nodig heeft

De precieze eisen worden per loket toegepast en wij noemen daarom geen uitputtende lijst. Vraag hem op bij het consulaat of het kantoor dat u inschakelt. In de regel gaat het om:

• een geldig paspoort of identiteitskaart, plus een kopie,
• het ingevulde aanvraagformulier,
• een onderbouwde reden voor de aanvraag: bij een aankoop meestal de reserverings- of koopovereenkomst, of een brief van de notaris of uw advocaat; bij een erfenis de stukken die uw positie aantonen. Die reden moet aannemelijk zijn, want het nummer wordt niet ‘voor de zekerheid’ verstrekt,
• betaling van de administratieve heffing,
• bij aanvraag door een gemachtigde: de volmacht.

De formulieren bij naam

Weten waar u om vraagt scheelt een gesprek.

• EX-15 is het aanvraagformulier voor het NIE zelf.
• Modelo 790, código 012 is het formulier voor de leges. U print het, betaalt het bij een bank en neemt het afgestempeld mee. Zonder betaald bewijs verschijnen is een van de meest voorkomende redenen dat een afspraak voor niets is.
• Voor de registratie als EU-burger geldt een ander formulier, en dát levert het groene certificaat op.

Behandel ook deze opsomming niet als uitputtend. Vraag de actuele eisen op bij het consulaat of bij de professional die u inschakelt.

Waarom aanvragen worden afgewezen

Meestal omdat de reden niet is onderbouwd. Een concrete transactie werkt; een voornemen om ooit te kopen niet. Onvolledige formulieren en een onbetaalde heffing verklaren de rest.

Een afgewezen aanvraag kost u vooral de afspraak. Een nieuwe staat weer achteraan in dezelfde agenda, en in de drukke maanden is die agenda vol.

Het groene certificaat, en waarom u er misschien al een NIE heeft

Dit levert bij Nederlandse kopers de meeste verwarring op en is volledig te vermijden.

Registreert u zich als EU-burger omdat u langer dan drie maanden blijft, dan krijgt u het certificado de registro: een groen document op A4 of creditcardformaat. Daar staat uw NIE op.

Daaruit volgen twee praktische regels:

• Heeft u dat groene certificaat, dan heeft u al een NIE. Niet opnieuw aanvragen. Een tweede nummer is lastiger op te lossen dan het probleem dat u dacht te hebben.
• Het groene certificaat is geen verblijfsvergunning in de zin die onderdanen van derde landen kennen. Het registreert een recht dat u door het vrij verkeer al had.

Wie het kwijt is, zoekt het nummer terug op elk Spaans document waarop het is gebruikt: een eerdere akte, een aangifte, een IBI-aanslag.

NIE, NIF en het nummer van een vennootschap

Drie termen die door elkaar lopen:

• NIE is het identificatienummer voor buitenlanders. Het uwe.
• NIF is het fiscaal nummer. Voor een particuliere buitenlander fungeert het NIE als NIF, dus een formulier dat om “NIF” vraagt, wil uw NIE.
• Koopt u via een Nederlandse BV of stichting, dan heeft die rechtspersoon een eigen Spaans fiscaal nummer nodig. Dat vraagt om statuten en uittreksels, geapostilleerd en beëdigd vertaald, en het duurt langer dan een NIE voor een persoon. Begin daar eerder mee, niet later.

Het punt waar het vaak misgaat

Elke persoon heeft een eigen NIE. Koopt u samen, dan heeft u er twee nodig; iedereen die in de akte wordt genoemd, heeft een eigen nummer. Erven drie kinderen, dan drie. Dat lijkt vanzelfsprekend en wordt stelselmatig te laat bedacht, vooral in een erfenis, waar de aangiftetermijn loopt terwijl de erfgenamen nog op nummers wachten.

Het nummer verloopt niet, maar een bewijsdocument kan een geldigheidsduur hebben. Wie zijn NIE jaren geleden kreeg en nu koopt, kan gevraagd worden om een actueel bewijs. Bij verlies wordt het stuk opnieuw afgegeven. Zoek het op voordat de notaris ernaar vraagt.

Schrijf het nummer over zoals het is. Een NIE bestaat uit een letter, cijfers en een controleletter. Eén verkeerd overgenomen teken in een akte of aangifte levert werk op dat niemand wil.

Kosten en doorlooptijd

De administratieve heffing is laag en wordt via het reguliere overheidsformulier voldaan. Het bedrag volgt uit een tarievenlijst, niet uit het loket waar u komt. Het is een van de kleinste posten rond een aankoop; de grote staan in de gids over de kosten koper.

Hoe lang het duurt, kan niemand u eerlijk beloven. De aanvraagbehandeling zelf is doorgaans niet het probleem; de afspraak is het. Bent u eenmaal geweest, dan volgt het nummer meestal snel. In de drukke maanden en in de kustregio’s lopen de agenda’s van consulaten en loketten vol, en dat is de variabele die uw planning bepaalt.

Vandaar de enige aanbeveling die werkelijk helpt: begin ermee voordat u een woning heeft gevonden. Een NIE dat u niet nodig had, kost u een afspraak. Een NIE dat na uw akteafspraak binnenkomt, kost u die akteafspraak.

Regionale verschillen

Het aanvraagformulier heet EX-15 en het bedrag van de heffing volgt uit een tarievenlijst, niet uit het loket waar u komt. Hoe de eisen aan uw onderbouwing worden toegepast, is wél een zaak van het loket; vraag de actuele lijst dus op bij het consulaat of het kantoor dat de aanvraag voor u doet. Wat uw planning bepaalt, blijft de beschikbaarheid van afspraken, en die wisselt per consulaat, per loket en per seizoen.

• Andalusië (Marbella en de Costa del Sol). Vraagt u het in Spanje aan, dan gaat dat via een Oficina de Extranjería of een aangewezen comisaría, met een online geboekte cita previa. Voor de stappen eromheen: huis kopen in Marbella en wonen in Marbella.
• Balearen (Mallorca). Ook daar loopt een aanvraag ter plaatse via een vreemdelingenbalie met een vooraf geboekte cita previa, op formulier EX-15. Voor de stappen eromheen: huis kopen op Mallorca en wonen op Mallorca.

Wat verder bij een aankoop hoort, van de belastingen tot de gang naar de gemeente, staat in die regionale gidsen en in de kosten koper, niet in dit onderwerp.

Veelgestelde vragen

Wat is een NIE-nummer?

Het Número de Identidad de Extranjero, het identificatienummer dat Spanje aan buitenlanders toekent. Het is persoonlijk, blijvend en niet overdraagbaar. U heeft het nodig om te kopen, om in een akte te worden genoemd, om belasting aan te geven en te betalen, om eigendom in te schrijven en in de praktijk om een Spaanse bankrekening te openen of nutscontracten af te sluiten.

Geeft een NIE mij verblijfsrecht in Spanje?

Nee. Een NIE is een nummer, geen vergunning, en geeft op zichzelf geen enkel recht om te wonen of te werken. Als Nederlander heeft u het recht om in Spanje te verblijven al via het vrij verkeer binnen de EU. Dat staat los van het NIE, en het nummer maakt u evenmin fiscaal inwoner van Spanje.

Kan ik een NIE aanvragen zonder naar Spanje te reizen?

Ja, op twee manieren: bij een Spaans consulaat dat uw woonplaats bedient, of via een gemachtigde in Spanje met een notariële volmacht. Die tweede route is voor kopers op afstand meestal de praktische, en daarom worden volmacht en NIE doorgaans samen geregeld. Geen van beide vraagt om uw aanwezigheid in Spanje.

Welke formulieren en documenten heb ik nodig?

Formulier EX-15 voor het NIE zelf en Modelo 790 código 012 voor de leges, dat u print, bij een bank betaalt en afgestempeld meeneemt. Daarnaast een geldig paspoort met kopie en bewijs van de reden van aanvraag, bij een aankoop meestal de reserveringsovereenkomst of een brief van uw advocaat of notaris. Vraagt een gemachtigde het aan, dan ook de volmacht.

Waarom worden aanvragen afgewezen?

Meestal omdat de reden niet is onderbouwd. Een concrete transactie werkt; een voornemen om ooit te kopen niet, want het nummer wordt niet voor de zekerheid verstrekt. Onvolledige formulieren en een onbetaalde heffing verklaren de rest. Zonder afgestempeld betaalbewijs verschijnen is een van de meest voorkomende redenen dat een afspraak voor niets is.

Verloopt een NIE-nummer?

Het nummer zelf niet, dat is blijvend. Het document waarmee u het aantoont kan wel een geldigheidsduur hebben, en bij verlies wordt het opnieuw afgegeven. Wie zijn NIE jaren geleden kreeg, zoekt het bewijs alvast op: de notaris of de bank kan om een actueel exemplaar vragen.